CertificationQualiopi :obtenezla reconnaissancequalitéde votreorganisme deformation

Préparez votre audit de certification avec une méthodologie éprouvée, un audit blanc en conditions réelles et un accompagnement jusqu’à la validation officielle par l’organisme certificateur.

La certification Qualiopi atteste de la qualité de vos processus de formation selon le référentiel national qualité (RNQ). Depuis janvier 2022, elle conditionne l’accès aux financements publics et mutualisés : OPCO, CPF, Pôle Emploi, Régions, Agefiph.

Sans Qualiopi, impossible de facturer à ces financeurs. Obtenir cette certification exige une préparation rigoureuse sur les 7 critères et 32 indicateurs du référentiel, la constitution de preuves documentaires conformes et la démonstration d’une démarche qualité effective.

OTSA Conseil transforme cette contrainte réglementaire en avantage compétitif. Notre méthode garantit votre réussite dès le premier audit grâce à un diagnostic approfondi, un système documentaire complet et un audit blanc réalisé dans les conditions réelles de certification.

4 phases pour réussir votre certification Qualiopi

Phase 1 : Diagnostic initial et analyse des écarts

Audit de conformité sur les 7 critères du RNQ : Nous évaluons votre niveau de maturité sur chacun des 7 critères du référentiel national qualité : information du public, analyse des besoins, adaptation des prestations, moyens pédagogiques, qualification des formateurs, investissement dans l’environnement professionnel, recueil des appréciations.

Identification des preuves existantes et manquantes : Inventaire exhaustif de vos documents actuels, identification des indicateurs déjà couverts, liste précise des preuves à créer ou compléter pour atteindre la conformité totale.

Rapport d’audit avec scoring par indicateur : Document détaillé présentant votre niveau de conformité sur chacun des 32 indicateurs, notation précise (conforme, partiellement conforme, non conforme), priorisation des actions correctives.

Phase 2 : Construction du système documentaire

Création des processus obligatoires : Rédaction des procédures documentées pour chaque exigence du référentiel : analyse du besoin, conception pédagogique, évaluation des acquis, traitement des réclamations, amélioration continue, veille règlementaire et légale.

Élaboration des preuves pour les 32 indicateurs : Constitution du dossier de preuves complet : programmes de formation détaillés, trames d’entretien d’analyse des besoins, grilles d’évaluation, questionnaires de satisfaction, comptes rendus d’évaluation, plannings de formation, conventions signées, attestations de compétences.

Modèles de documents opérationnels : Création de l’ensemble des supports utilisables au quotidien : feuilles d’émargement conformes, enquêtes de satisfaction stagiaires et financeurs, attestations de fin de formation, certificats de réalisation, registre des réclamations, plan de développement des compétences formateurs.

Mise en place d’indicateurs de performance : Définition des KPI pertinents pour mesurer l’efficacité de vos formations : taux de satisfaction, taux d’assiduité, taux de réussite aux évaluations, taux d’insertion professionnelle, tableau de bord qualité.

Phase 3 : Audit blanc et préparation intensive

Simulation complète de l’audit de certification : Réalisation d’un audit blanc dans les conditions réelles : analyse documentaire approfondie, entretien avec le responsable qualité, vérification des preuves, évaluation critère par critère selon la méthodologie des organismes certificateurs accrédités.

Identification des derniers ajustements nécessaires : Détection des écarts résiduels, recommandations précises pour corriger les non-conformités mineures, validation de la conformité sur les points majeurs.

Rapport d’audit blanc détaillé : Document présentant les conclusions de l’audit blanc, notation par indicateur, liste des actions correctives à mener avant l’audit officiel, points forts à valoriser devant l’auditeur.

Préparation à l’entretien avec l’auditeur : Briefing sur le déroulement de l’audit de certification, préparation aux questions types des auditeurs, conseils pour présenter efficacement vos preuves et votre démarche qualité.

Phase 4 : Accompagnement pendant l’audit officiel

Assistance le jour de l’audit de certification : Présence à vos côtés pendant l’audit réalisé par l’organisme certificateur, support en temps réel pour répondre aux questions de l’auditeur, aide à la présentation des preuves et processus.

Gestion des éventuelles demandes de compléments : Si l’auditeur identifie des points à clarifier ou compléter, nous vous aidons à formuler les réponses appropriées dans les délais impartis, maximisant vos chances d’obtention immédiate de la certification.

Réception et analyse du rapport d’audit : Explication détaillée des conclusions de l’auditeur, compréhension des éventuelles non-conformités mineures, plan d’action pour le traitement des écarts détectés.

Célébration de votre certification Qualiopi : Accompagnement jusqu’à la réception officielle de votre certificat, conseils pour valoriser votre certification auprès de vos clients et partenaires, mise en conformité de votre communication (logo Qualiopi, mentions obligatoires).

Les 7 critères et 32 indicateurs expliqués simplement
Critère 1

Informations et publicité sur les prestations (6 indicateurs)

Vous devez communiquer des informations claires, accessibles et exactes sur vos formations : objectifs, durée, prérequis, tarifs, modalités d'évaluation, résultats obtenus. Votre documentation commerciale et vos supports de communication doivent être précis et actualisés.
Critère 2

Identification et adaptation des prestations (4 indicateurs)

Vous devez analyser le besoin du bénéficiaire avant toute formation, adapter le contenu pédagogique en fonction des prérequis et objectifs, personnaliser le parcours si nécessaire, définir les modalités d'accueil des personnes en situation de handicap.
Critère 3

Moyens pédagogiques et techniques (5 indicateurs)

Vous devez disposer de moyens adaptés aux objectifs : locaux conformes, équipements techniques fonctionnels, ressources pédagogiques de qualité, coordination entre formateurs et intervenants, documentation pédagogique remise aux apprenants.
Critère 4

Qualification et développement des compétences (3 indicateurs)

Vos formateurs doivent posséder les qualifications nécessaires, une expérience professionnelle dans leur domaine, et vous devez maintenir leurs compétences à jour par la formation continue et la veille.
Critère 5

Conditions d'accueil et suivi des apprenants (6 indicateurs)

Vous devez informer les apprenants des conditions de déroulement, coordonner les différents acteurs (formateurs, tuteurs, employeurs), évaluer les acquis tout au long du parcours, remplacer les formateurs absents, accompagner les apprenants vers la réussite.
Critère 6

Veille et insertion professionnelle (3 indicateurs)

Vous devez réaliser une veille légale, réglementaire et pédagogique, analyser les évolutions du marché du travail et des métiers, mesurer l'insertion professionnelle ou la poursuite d'études de vos apprenants.
Critère 7

Amélioration continue et traitement des réclamations (5 indicateurs)

Vous devez recueillir les appréciations des parties prenantes, traiter les réclamations et difficultés, mettre en œuvre des actions d'amélioration, réaliser des enquêtes de satisfaction, analyser vos indicateurs de performance.

Maintenir et valoriser votre certification Qualiopi

Validité du certificat : 3 ans
Votre certification Qualiopi est valable 3 ans à compter de la date d’obtention. Vous pouvez immédiatement accéder aux financements publics et utiliser le logo officiel Qualiopi dans votre communication.

Audit de surveillance à 18 mois
Un audit de contrôle intermédiaire est réalisé 14 à 22 mois après la certification initiale. Il vérifie le maintien de vos processus et l’efficacité de votre démarche qualité. OTSA Conseil vous prépare à cet audit de surveillance.

Audit de renouvellement à 3 ans
Avant l’expiration de votre certificat, vous devez passer un audit de renouvellement. Ce processus est similaire à la certification initiale mais bénéficie de votre expérience et de vos preuves accumulées.

Amélioration continue obligatoire
Entre les audits, vous devez maintenir votre système qualité actif : mise à jour des documents, analyse des réclamations, suivi des indicateurs, formation des formateurs, veille réglementaire.

Accompagnement post-certification OTSA
Nous proposons un suivi après l’obtention de Qualiopi : assistance pour les audits de surveillance et renouvellement, mise à jour des documents selon les évolutions réglementaires, support qualité personnalisé.

Questions fréquentes

Qualiopi est-elle obligatoire pour tous les organismes de formation ?

Qualiopi est obligatoire uniquement si vous souhaitez accéder aux financements publics ou mutualisés (OPCO, CPF, Pôle Emploi, Régions, Agefiph, etc.). Si vous facturez exclusivement en direct à des entreprises ou des particuliers payant de leur poche, la certification n’est pas obligatoire mais fortement recommandée pour votre crédibilité.

Combien coûte la certification Qualiopi elle-même ?

L’audit de certification par un organisme certificateur accrédité coûte entre 1 000 € et 2 500 € HT selon la taille de votre structure et la complexité de votre offre. Ce tarif couvre l’audit initial, le certificat et son inscription dans la liste publique. Les audits de surveillance et renouvellement ont des coûts similaires.

Puis-je obtenir Qualiopi sans avoir réalisé de formation ?

Non. Vous devez justifier d’au moins une action de formation effective avec preuves concrètes (convention signée, feuilles d’émargement, attestation, facture). L’auditeur vérifiera cette activité réelle lors de l’audit. Nous vous conseillons d’avoir formé au moins 3 à 5 stagiaires avant de candidater.

Quelle différence entre Qualiopi et Datadock ?

Datadock était l’ancien système de référencement qualité, remplacé par Qualiopi depuis janvier 2022. Si vous étiez référencé Datadock, cette reconnaissance n’est plus valable. Vous devez obligatoirement obtenir la certification Qualiopi pour continuer à accéder aux financements.

Puis-je choisir mon organisme certificateur ?

Oui. Vous choisissez librement parmi les organismes certificateurs accrédités par le COFRAC pour la certification Qualiopi. Nous vous conseillons sur le choix du certificateur le plus adapté à votre secteur d’activité et votre localisation géographique.

Que se passe-t-il si je ne réussis pas l'audit ?

En cas de non-conformités majeures, l’organisme certificateur refuse la certification et vous devez corriger les écarts avant de repasser un audit. Avec notre audit blanc préalable et notre accompagnement complet, ce scénario est extrêmement rare (seulement 2% de nos clients rencontrent ce cas).

Puis-je sous-traiter mes formations après avoir obtenu Qualiopi ?

Oui, mais vous restez responsable de la qualité des prestations sous-traitées. Vous devez vous assurer que vos sous-traitants respectent également les exigences du référentiel Qualiopi. Nous vous aidons à mettre en place les processus de pilotage de la sous-traitance conformes.

Comment utiliser le logo Qualiopi dans ma communication ?

Une fois certifié, vous pouvez utiliser le logo officiel Qualiopi dans votre communication selon la charte graphique officielle. Vous devez mentionner les catégories d’actions concernées par votre certification (actions de formation, bilans de compétences, VAE, apprentissage). Le logo doit être accompagné du nom de l’organisme certificateur.

Obtenez Qualiopi avec un taux de réussite de 98%

Diagnostic approfondi, système documentaire complet, audit blanc en conditions réelles : tout pour réussir votre certification dès le premier audit.

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